LA ORGANIZACIÓN

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)   Definición de Organización

En Administración de Empresas, se entiende por organización, una entidad social formada por dos o más personas que trabajan de manera coordinada en un ambiente externo específico apuntando a un objetivo colectivo. Consiste en la división de tareas y en la asignación de responsabilidades.

Dependiendo del tipo de organización, existe una persona que desempeña un papel clave en los roles de liderazgo, planificación y control de los recursos humanos y de otros recursos materiales, financieros y tecnológicos disponibles en la empresa.

2)    Estructura de una Organización. Componentes.

Una estructura organizacional es una herramienta muy importante dentro de una empresa ya que determinara la manera en que cada entidad colaborara y contribuirá con sus funciones para obtener un objetivo en común. A través de esto se podrán establecer los mecanismos correctos para cada una y que estas cumplan de manera eficiente y correcta para los fines de la misma.

-       Componentes

De otra parte la estructura de la organización se compone de diferentes elementos los cuales pueden ser estudiados según su posición y funcionamiento. Chiavenato (2004) señala que la estructura depende del ambiente, la estrategia, la tecnología, las personas, las actividades y el tamaño de la organización, esto orientado a las actividades necesarias para el trabajador.

La estructura organizacional representa un enlace para cada área, analizaremos tres componentes en la definición de estructura organizacional:

-       La primera la designación jerárquica, el control de gerentes y supervisores, algunas personas o grupos tiene que tomar las decisiones dentro de la organización.

-       La segunda ubicar como se encuentran agrupadas las áreas y reconocer las actividades que cada persona realizar, la distribución puede ser formal e informal, temporal o permanente, voluntaria o forzada, en esta, realizando la división de trabajo, en el cual será definido por la naturaleza y contenido de cada labor, así como la departamentalización, después de haber realizado la división de trabajo se procede a la agrupación y combinación de los elementos para ejecutar las tareas, con ello se realizara al establecimiento de puestos, quien se encarga de supervisar a quien, después con el establecimiento de puestos se debe delegar autoridad necesaria definiendo hasta la capacidad de tomar decisiones y autorizar adecuadamente los recursos.

-       La tercera el diseño de sistemas para asegurar la coordinación y como van integrarse los esfuerzos en todos los departamentos. Por medio del diseño organizacional los administradores podrán analizar y planear la división de trabajo.

Estos componentes forman parte de los aspectos verticales y horizontales de la organización, los cuales van a distribuir el poder o nivel jerárquico.

3)    Analizar aspectos importantes de la dimensión vertical de la organización

Esta división consiste en discriminar niveles jerárquicos de acuerdo con la clase, el grado y el tipo de decisiones que cada uno de estos niveles puede tomar. Los aspectos básicos más importantes son:

ü  Unidad de mando

ü  Autoridad y responsabilidad

ü  Intervalo de control

ü  Centralización y descentralización

Unidad de Mando:

Se refiere a con quien se reporta un trabajador

Un subordinado debe tener un solo superior, ante quien es directa/e responsable las organizaciones actuales siguen con fidelidad este principio al diseñar actividades y relaciones de trabajo.

Autoridad y Responsabilidad:

Es el tipo y la calidad de autoridad y responsabilidad que los miembros de la organización tendrán.

Autoridad: derechos inherentes en una posición gerencial para dar órdenes y esperar que estas se obedezcan.

ü  El puesto determina la autoridad e ignora las características personales del gerente en lo individual.

ü  Al relevo de autoridad (gerente) la autoridad permanece en el puesto.

ü  Punto de vista unidad de mando

ü  Enamorados del concepto orden - obediencia

ü  Gerentes todo poderosos

ü  Surge la teoría de la aceptación de la realidad

ü  La autoridad proviene de la disposición de los subordinados a aceptarla (chester Barnard)

Por tal si no aceptaba el subordinado, no había autoridad.

Esta teoría establecía:

ü  que se comprenda la orden

ü  que sea compatible con los propósitos de la organización

ü  que no esté en conflicto con sus creencias personales

ü  que sean capaces de desempeñar las tareas indicadas

(Solo entonces una persona cumplirá con las órdenes)

Intervalo de Control

Se refiere a cuantos subordinados puede supervisar un gerente de manera eficaz y eficiente.

Centralización y Descentralización:

Uno de los factores que caracteriza la estructura de una organización se refiere a la cantidad de centralización que está en función de cuanta autoridad para la toma de decisiones se ha delegado hacia los niveles bajos de la gerencia.

De hecho una estructura no está totalmente centralizada ni descentralizada ya que esto norma la eficacia en el cómo se deben de manejar. Todo gerente deberá decidir la cantidad de centralización-descentralización que mejor le convenga, así mismo lo anterior le permitirá poner en práctica sus metas y estrategias recordando: la que funcionara bien en una situación podría no ser mejor en otra.

4)    elementos básicos de la organización

Para que una organización sea considerada como tal, debe contar con los siguientes elementos:

-       Grupo humano.

-       Recursos.

-       Fines y objetivos por alcanzar.

Cuáles son los factores internos y externos situacionales de la organización y explique cada uno.

Conforme el tiempo transcurre surgen nuevos cambios y nuevos avances en la tecnología, ciencia, y así también en las pequeñas y grandes organizaciones del mundo y debido a dichos cambios las organizaciones se han dado a la gran tarea de proponer e implementar nuevos diseños de organización para que puedan mantenerse actualizadas y de esta forma poder competir en el ámbito comercial e industrial. Al hablar de este tipo de cambios nos referiremos a dos aspectos que de cierta forman ha influido para que las organizaciones realicen modificaciones en su diseño de organización y son los factores internos y externos.

Los factores internos: Son aquellos que se crean dentro de la organización como son:

ü  La estrategia

ü  La estructura

ü  El tamaño

ü  La tecnología.

La estrategia y la estructura están relacionadas en forma muy estrecha, ya que si una organización decide hacer un cambio en su estrategia, necesitara modificar su estructura, para que de esta forma se le pueda dar paso a dicho cambio. Alfred Chandler menciona “los cambios en la estrategia corporativa preceden y conducen a cambios en la estructura de una organización”.

Es por ello que es necesario dicho cambio, podemos mencionar también que a veces un cambio de estrategia requiera de más personal y es donde entra la cuestión del tamaño, y es que el tamaño de una organización afecta de manera significativa la estructura de una organización, pongamos por ejemplo a aquellas organizaciones que tiene una diversificación de producto, al manejar este tipo de estrategia se requiere de más personal debido a que manejan diferentes áreas o departamentos.

 Toda organización requiere también de tecnología, pues es esta en su mayoría la que hace posible que sus insumos se conviertan en productos terminados, si una organización no cuenta con dicha tecnología, tendrá que hacer un cambio en su estrategia para que pueda mantenerse en a la altura de las organizaciones que si cuentan con tecnología.

 Los factores externos: Son aquellos que forman al entorno de la organización y sobre los cuales ésta no tiene mayor poder para modificar y unos de los más importantes factores son:

ü  La competencia: el principal factor por el cual las organizaciones necesitan de nuevos diseños en su organización para poder competir y mantenerse en el mercado.

ü  La Economía

La economía es un factor externo que efectúa el éxito de la empresa. La capacidad de los clientes para pagar impacta directamente en la base, sin importar si vende un producto o servicio. Puede ofrecer ventas y promociones, y puede ofrecer el valor de las ofertas de la empresa, pero durante los tiempos financieros duros los clientes preferirán ubicar sus recursos en otra parte. La economía puede ser específica para los clientes de la industria, y puede ser un asunto global impactando en el suministro y la demanda. Si hace un juguete y el negocio en las tiendas de juguetes a través del país declina, las ventas sufrirán.

Podemos entonces llegar a la conclusión de que los factores tanto internos como externos necesariamente influyen y de gran manera en el diseño de una organización pues si dicha organización quiere mantenerse en expectativa con las demás y tener una eficacia y eficiencia deberá tener en su diseño organizacional el mejor.